Организация и ее среда

Введение

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что в сложных условиях высокой конкуренции современного рынка возрастает значение эффективного управления, основанного на знании составляющих внутренней и внешней среды организации, особенностей влияния их факторов на деятельность организации.
Менеджмент – это система методов управления в условиях рынка или рыночной экономики, которые предполагают ориентацию организации на спрос и потребности рынка, постоянное стремление к повышению эффективности производства с наименьшими затратами, с целью получения оптимальных результатов.


 
1 Теоретическая часть. Организация и ее среда
1.1 Какие основные переменные в организации следует учитывать руководителю? Почему разработка целей является мощным средством координации со стороны руководства?
Среда организации может быть представлена следующим образом (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 – Организация и ее окружение
Внутренняя среда организации представляет собой динамичное явление, отсюда факторы данной среды рассматривают в качестве переменных (то есть в рамках их развития). Внутренняя среда выступает в качестве взаимосвязанной совокупности элементов, которая выделена из внешней среды и объединена единством цели либо общими правилами относительно поведения [11; 17].
Внутренняя среда организации имеет свои составляющие элементы или, как их еще называют, внутренние переменные (ситуационные) факторы (рисунок 1.2) [4].

Цель представляет собой определенные конечные состояния либо искомые результаты группы людей, которые организованы конкретным образом [6; 13].
Различными типами организаций обуславливается разнообразие целей. Если цель связана с получением прибыли, то организация осуществляет производство товаров, либо оказывает услуги. Если организации бесприбыльны, то их целью является выполнение своего предназначения в рамках ассигнованных бюджетных средств.
Крупные организации, как правило, являются многоцелевыми.
Для достижения определенной конечной цели, стоящей перед организацией, различные подцели ставятся перед ее подразделениями. Они координируются менеджером или менеджерами относительно общей цели.
Важным ситуационным фактором (переменной) выступает структура организации (это вторая переменная).
Структура организации представляет собой количество, а также состав подразделений, составляющих ее, ступеней управления в рамках единой взаимосвязанной системы. Структурой устанавливаются такие взаимоотношения между уровнями управления и функциональными подразделениями, которые дают возможность наиболее эффективного достижения организационных целей. Этому способствует наличие специализированного разделения трудовой деятельности, в том числе и вертикального [14]. Здесь важна координация.
В качестве третьего внутреннего переменного фактора в организации выступает постановка задач. Под задачей понимают предписанную работу (группу работ либо определенную часть работы), которую необходимо выполнить заранее установленным способом, а также в определенные установленные сроки. Разрабатывая структуру организации, относительно каждой должности включают конкретный ряд задач, выступающих в качестве части общего объема работ в рамках достижения цели.
Существует традиционное деление задач на три группы:
- работа с людьми;
- работа с предметами (машины, сырье, инструменты);
- работа с информацией.
Четвертым внутренним переменным фактором является технология.
Технология представляет собой средство по преобразованию сырья в определенные продукты и услуги. Технологией предполагается сочетание конкретных квалифицированных навыков, а также оборудования, инфраструктуры, специальных инструментов и определенных технических знаний, которые необходимы для реализации желаемых преобразований относительно материалов, информации или людей [5, 8, 10].
Важное значение в технологии принадлежит стандартизации и механизации, посредством которых значительно снижаются производственные издержки.
В качестве мощнейшего внутреннего переменного фактора управления выступают люди, являющиеся пятым переменным фактором. Человеческую переменную рассматривают в рамках управления в трех направлениях: относительно поведения людей (отдельные люди, люди в группах, поведение конкретного руководителя), относительно менеджера в роли лидера, относительно влияния менеджера на поведение отдельного человека или людей или группы.
На особенности индивидуального поведения человека и уровень успешности деятельности влияют разнообразные факторы, среди которых ведущее место принадлежит потребностям, умственным и физическим способностям, ценностям, взглядам, притязаниям.
Под потребностью понимают внутреннее ощущение физиологического или психологического характера недостатка чего-либо. Базисные физиологические потребности связаны с потребностями относительно пищи, питья, тепла. Психологические потребности связаны с причастностью к некоторому обществу либо группе людей. Иные потребности проявляются лишь после того, как удовлетворены базисные [15].
Большое влияние на поведение людей оказывает ожидание, т.е. насколько вероятно совершение чего-то значимого для них. Увеличение вероятности совершения ожидаемого от производства, где трудится человек, повышает его активность на занимаемой должности и эффективность работы.
На поведение людей влияют также ценности – общие убеждения о том, что хорошо и что плохо. В каждой организации складывается своя система ценностей [3]. Совокупность всех переменных создает рабочую среду, которая приспособлена к потребностям организации.
Но многофакторность внутренних переменных определяет чрезвычайную сложность этой среды. Определить влияние этой среды на поведение отдельного работника очень сложно. Однако можно выделить влияние групп людей и лидеров.
Формирующиеся сами по себе группы определяют нормы поведения в конкретных условиях. Поведение человека тем больше совпадает с групповыми нормами, чем больше он ценит свою принадлежность к группе.
Нормы групп могут благоприятствовать или действовать против достижения целей организации. Большое влияние на достижение целей организации оказывает чувство коллективизма и открытости в группе, если оно направлено в сторону интересов организации. Эти же групповые нормы могут противодействовать достижению формальных целей.
Огромное значение для направления группы по пути достижения целей организации имеют качества лидерства менеджера. Это в большей степени врожденные, чем благоприобретенные качества. Лидерство – это качества нервной, интеллектуальной деятельности, позволяющие оказать влияние на поведение людей и направить их деятельность в нужном направлении [2, 7, 12]. Также принято на практике внутреннюю среду организации рассматривать по следующим направлениям [9] (рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 – Внутренняя среда организации 
Разработка целей является мощным средством координации со стороны руководителя, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.
1.2 Почему руководство обязано осознавать взаимосвязь внутренних переменных? Проведите различие между средами прямого и косвенного воздействия. Охарактеризуйте основные факторы среды прямого воздействия
Следует помнить, что в управлении внутренние переменные никогда не должны рассматриваться отдельно. Задачи организации влияют на выработку целей. Точно так и все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга (рисунок 1.4).

Все внутренние переменные факторы действуют во взаимосвязи, что позволяет достигать целей организации. Поскольку внутренние переменные состоят из социального (люди) и технического компонентов, то их называют внутренними социотехническими подсистемами, что требует одинакового внимания как к социальным, так и к техническим вопросам организации. Отдача возможна лишь в их взаимодействии [16].
Но нужно не забывать, что организация – открытая система, на нее оказывает влияние внешняя среда (рисунок 1.5).
Среда косвенного воздействия – факторы внешней среды, которые не оказывают непосредственного воздействия на поведение организации, но косвенно влияют на процесс формирования стратегии.
К факторам прямого воздействия относят те, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние таких операций (рисунок 1.6) [18].
Характеристика факторов среды прямого воздействия представлена на рисунке 1.7 и в таблице 1.1 [16].

Итак, к факторам прямого воздействия относят те, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние таких операций.

1.3 Охарактеризуйте основные факторы среды косвенного воздействия. Почему руководителю следует оценивать влияние изменений общего состояния экономики на деятельность организации?
Охарактеризуем основные факторы среды косвенного воздействия (таблица 1.2) [14].
Таблица 1.2 – Внешняя среда косвенного воздействия


Руководство должно также уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Если, например, прогнозируется инфляция, руководство может счесть желательным увеличение запасов поставляемых организации ресурсов и провести с рабочими переговоры о фиксированной оплате труда с тем, чтобы сдержать рост издержек в скором будущем. Оно может также решить сделать займ, поскольку при наступлении сроков платежей деньги будут стоить дешевле и тем самым будут частично скомпенсированы потери от выплаты процентов. Если же прогнозируется экономический спад, организация может предпочесть путь уменьшения запасов готовой продукции, поскольку могут появиться трудности ее сбыта, сократить часть работников или отложить до лучших времен планы расширения производства.
Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала для своих нужд. Это, в основном, обусловлено тем, что федеральное правительство часто пытается сгладить последствия ухудшения экономической обстановки, регулируя налоги, денежную массу и ставку процента, устанавливаемую Федеральным резервным банком. Если этот банк ужесточает условия получения кредита и повышает ставки процента, коммерческие банки должны сделать то же самое, чтобы не оказаться вне игры. В результате становится труднее получить займы, и обходятся они организации дороже. Подобным образом, снижение налогов увеличивает массу денег, которые люди могут потратить на цели не первой необходимости и, тем самым, способствовать стимулированию бизнеса.
Важно понимать, что то или иное конкретное изменение состояния экономики может оказать положительное воздействие на одни и отрицательное на другие организации [18].
Таким образом, факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Тем не менее, руководству необходимо учитывать их. 
2 Кейс-ситуация. Практическая часть
Задание. В составе промышленного предприятия (направление деятельности выбрать самостоятельно) с численностью сотрудников от 50 до 100 человек спроектируйте организационную структуру отдела «рекламы и связи с общественностью».

Решение:
Компания «Новакор» – производственно-торговое предприятие.
Организационно-правовой формой бизнеса является общество с ограниченной ответственностью.
Миссия: «Мы поставляем только качественные строительные материалы, с гарантией от производителя».
Цель предприятия – максимизация прибыли в долгосрочной перспективе без серьезных рисков.
Целями предприятия является:
1) получение максимальной прибыли;
2) укрепление своих позиций на рынке;
3) обеспечение персонала предприятия заработной платой и нормальными условиями труда, возможностью профессионального роста.
Основная деятельность предприятия – производство и продажа стройматериалов.
Основное направление деятельности – профили для гипсокартона, метизы, армирующие материалы.

 
Заключение
В рамках данной работы была рассмотрена в теоретической части организация и ее среда.
Внутренняя среда организации – это факторы внутри организации, которые могут редактироваться и изменяться менеджером компании в зависимости от факторов внешней среды организации.
Среда косвенного воздействия – факторы внешней среды, которые не оказывают непосредственного воздействия на поведение организации, но косвенно влияют на процесс формирования стратегии.
К факторам прямого воздействия относят те, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние таких операций
В практической части данной работы была спроектирована организационная структура подразделения «отдел рекламы и связи с общественностью» на примере ООО «Новакор».